Aanleiding
Bij Kodiezijn hebben we veel ervaring met innoveren, samen met het (werk)veld. Innoveren gaat niet vanzelf. Allereerst moet er een urgentie worden gevoeld door de belangrijkste stakeholders. Waar het bij innoveren vaak gaat over (disruptieve) veranderingen is in de “normale” bedrijfsvoering het gebruikelijk om voor een stabiele dienstverlening zo min mogelijk wijzigingen aan te brengen. We zorgen als het ware voor een voorspelbare, min of meer zekere, uitkomst (waarde). Dit staat vaak op gespannen voet met elkaar. Voor beide perspectieven vinden we steekhoudende argumenten.
Waarom innoveren?
De maatschappij verandert. Nieuwe technologieën maken ons leven gemakkelijker. Soms worden deze omarmd soms accepteren we de veranderingen omdat we niet ander meer kunnen. Een belangrijk voorbeeld is de mobiele telefoon. Bijzonder is dat we dit nog steeds een telefoon noemen terwijl de functionaliteit inmiddels door het gebruik van apps zo uitgebreid is dat we er steeds minder mee bellen. De digitale wereld om ons heen zal niet meer weggaan. De zorgwereld is een afspiegeling van deze maatschappij. We zien dat steeds meer nieuwe (digitale) technologieën in de zorg hun intrede doen:
- We vullen ons beeld aan met aanvullende informatie (Augmented reality)
- We creëren een nieuwe virtuele wereld (Virtual reality)
- We kijken op afstand mee (Smart glass en diagnostiek)
- We leggen gegevens vast in digitale dossier (EPC/ECD) en delen deze met elkaar
- We passen robots toe in allerlei vormen
- We gebruiken apparaten om medicijnen aan te reiken
- We communiceren steeds vaker via video verbinden (zeker in COVID-19 tijd)
We zien dat we er óf niet aan ontkomen óf de grote kansen die het biedt. We passen ons aan zoals we dat al millennia doen (alleen in een razend tempo).
Het behoud van wat we hebben
Binnen organisaties willen we vertrouwen op vaste waarden. Zeker bij het gebruik van technologie. Deze moet het wel (blijven) doen. Om dit te waarborgen zijn afdelingen (zoals ICT) voortdurend in de weer om de slechteriken buiten te houden en te zorgen dat alles blijft werken. In deze tijd vergt dat vaak een complex geheel van maatregelen en afspraken. Alle verandering, niet goed voorbereid, kan leiden tot (langdurige) uitval of beperkte werking. Nemen we als eenvoudig uitgangspunt “Het moet het wel blijven doen”. Dan is elke verandering hoe klein dan ook vaak ongewenst.
Van kennismaken met…
Het is lastig als elk nieuw initiatief wordt afgedaan als onmogelijk of niet passen binnen het huidige bestek. Anderzijds de verwachting dat alle nieuwe technologieën zo naar binnen kunnen worden gebracht. Bij de buren doen ze het tenslotte ook al. Hoe komen we nu door de vallei heen van allerlei bezwaren om verkeerde verwachtingen. Het antwoord daarop is even eenvoudig als complex. We maken eerst kennis met een nieuwe technologie door er op kleine beperkte schaal ervaring op te doen. Door het te gebruiken. Verantwoord natuurlijk. We maken altijd een inschatting of het gebruik van de technologie op voorhand schade zou kunnen veroorzaken. Zijn er ethische kwesties dan leggen we deze voor. Ook doen we een Quick-scan op privacy gerelateerde zaken. We schrijven op welke verwachtingen we hebben. En daarna gaan we het gewoon doen. We proberen uit en ervaren in de praktijk wat de nieuwe technologie ons brengt en wat ervoor nodig is. Ben creatief in het voeren van zo’n experiment. Netwerk nodig? Kijk of je op kleine schalen op basis van mobiele technologie iets te regelen. Dan hoef je geen ingrijpende zaken te wijzigen. Maak een experiment ook niet langer dan 6 maanden. Spreek vooraf wat je doet als het bevalt en gebruikers geen afscheid willen nemen. Ben moedig genoeg om een experiment te stoppen als het niet het gewenste resultaat geeft. Doel van experimenteren is altijd leren van de ervaring. Als blijkt dat de technologie niets oplevert en te complex te regelen is t.o.v. van de beleefde waarde dan is het experiment grandioos geslaagd. Dat mag je vieren. Je bespaart immers een hoop moeite en geld door het op kleine schaal te doen. Te vaak draaien implementaties op niets uit maar gezien het geld tijd en inspanning die we er al instopten maken een weg terug onmogelijk.
Het bepalen wat er nodig is om het gebruik van een technologie verantwoord te borgen…
Een fase die voorafgaat van het op grote schaal in gebruik nemen van technologie. We hebben in de eerste fase (experiment) ervaring opgedaan en weten al beetje wat er nodig gaat zijn. Maar om een verantwoorde invoering te doen zullen we alle aspecten vooraf goed moeten inventariseren. We doen dit door het opstellen van een Implementatiewijzer. Deels beredeneren deels door in de praktijk verder te leren van wat werkt en wat niet inventariseren we met een systematische aanpak. Deze aanpak is gebaseerd op de methodiek van risicobeheersing. Daarbij onderscheiden we de volgende thema’s:
- Mensen (Competenties en Communicatie)
- Procedures, wetgeving, protocollen en werkafspraken
- Informatie
- Technologie
- Financiën
We leren welke zaken belangrijk zijn, anders gezegd welke waarde we willen en welke minder belangrijk zijn. Door het beschrijven van de gewenste/vereiste randvoorwaarde (conditie) en het benoemen van alle bedreigingen (we noemen dit wel eens risico) op deze conditie definiëren we welke maatregelen er moeten worden genomen om de bedreiging weg te nemen. We geven ook aan welke middelen we daar verder voor gebruiken en wie ervoor verantwoordelijk is. Het is aan te bevelen om daarnaast door een onafhankelijke partij te laten onderzoeken of de waarde die we beogen te bereiken ook daadwerkelijk bereikt wordt. Dit voorkomt dat we een innovatie invoeren die onvoldoende oplevert. Aan het einde hebben we twee documenten:
- Onderzoeksresultaat
- Implementatiewijzer
Het implementeren (borgen) van de innovatie in de organisatie
Deze fase van de route is de laatste fase die we projectmatig uitvoeren. Immers willen we na afloop dat de innovatie een vast onderdeel is van manier waarop we werken binnen de organisatie. Er is geen projectstructuur meer die zorgt dat alle randvoorwaarden in orde zijn. Middels het kwaliteitssysteem wordt de effectiviteit van de nieuwe dienst bewaakt. Hoe implementeren we een innovatie? Als we in deze fase zijn beland weten we inmiddels wat de randvoorwaarden dienen te zijn. We inventariseren aan de hand van de Implementatiewijzer welke maatregelen voldoende zijn ingevoerd en bij welke we nog stappen moeten zetten om ze duurzaam binnen de organisatie te borgen. Ook als er zaken zijn die we als organisatie niet zelf uitvoeren dan is het bewaken en evalueren hiervan noodzakelijk voor een verantwoorde dienstverlening. Als organisatie ben je immers verantwoordelijk voor de dienstverlening welke je levert.
Na de inventarisatie en de implementatie kunnen we vrij eenvoudige een stappenplan maken en dat uitvoeren in een projectvorm. Het doel van het project is dan duidelijk en is tijdelijk. Na het doorlopen van alle stappen dragen we de verantwoordelijkheid over aan de staande organisatie en zijn we in feite klaar voor onze volgende innovatie.
Het spreekt voor zich dat er allerlei innovaties naast elkaar kunnen lopen die zich in verschillende fases van de innovatieroute bevinden.
Wilt u meer weten over de innovatieroute dan bespreken we dit graag met een kop koffie (Online of live). Klik hier om contact met ons op te nemen.
